ERP và CRM được công nhận là những ứng dụng hữu ích và mạnh mẽ nhất cho doanh nghiệp, với 53% công ty trên toàn thế giới coi đầu tư vào hệ thống này là ưu tiên hàng đầu. Hiện nay, nhiều công ty tại Việt Nam đang áp dụng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. Vậy phần mềm ERP là gì và tại sao lại có nhiều công ty sử dụng nó? Hãy cùng cloverdaleale.com tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. ERP là gì

Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép bạn truy cập dữ liệu được chia sẻ trong công ty của bạn và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty bạn.

Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu như sau: R-Resource: Ứng dụng ERP vào doanh nghiệp đồng nghĩa với việc tận dụng tối đa nguồn lực của công ty, đặc biệt là con người. Khi một công ty bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự liên lạc chặt chẽ giữa các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn. Ở giai đoạn này, hơn 50% sự thành công của hệ thống ERP được quyết định.

P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lập kế hoạch và điều hành sản xuất kinh doanh. Phần lập kế hoạch vạch ra phương hướng hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tính toán và dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong tương lai ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.

Ví dụ, phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm dựa trên năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh tình trạng tồn kho lớn gây ứ đọng vốn. Doanh nghiệp điện tử: Và cuối cùng, doanh nghiệp, ERP, muốn nhắm mục tiêu.

Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ hóa công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thực, tự động hóa hoạt động của công ty và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý.

II. Đặc điểm đặc trưng của ERP

1. Khả năng đồng bộ

P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lập kế hoạch và điều hành sản xuất kinh doanh. Phần lập kế hoạch vạch ra phương hướng hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tính toán và dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong tương lai ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo. Ví dụ, phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm dựa trên năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh tình trạng tồn kho lớn gây ứ đọng vốn. Doanh nghiệp điện tử: Và cuối cùng, doanh nghiệp, ERP, muốn nhắm mục tiêu.

2. Sự linh hoạt

Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ hóa công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thực, tự động hóa hoạt động của công ty và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý.

III. Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp

1. Đáp ứng nhu cầu chung của nhân viên 

Cốt lõi của phần mềm ERP là giảm thiểu quá trình tự động hóa quy trình làm việc và cung cấp thông tin hoặc quyền truy cập cho nhân viên. Nó dễ dàng được phân phối trong ERP.

Nhân viên nhận được thông tin cơ bản như bộ phận họ làm việc, tiền lương và tiền thưởng, bảng chấm công và kho tài liệu (chẳng hạn như nội quy công ty, mẫu hợp đồng và tài liệu đào tạo). Ngoài ra, bằng cách phân chia quyền truy cập vào dữ liệu công ty theo phân cấp nhân viên, bạn có thể quản lý các tài liệu quan trọng và theo dõi công việc của nhân viên.

2. Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình

Hệ thống phân hệ ERP yêu cầu định nghĩa quy trình kinh doanh rõ ràng và yêu cầu phân công công việc hoàn chỉnh. Điều này tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và không gặp rắc rối.

“Nếu không thuận lợi cho công ty, chẳng hạn như khi ngày khóa sổ cuối năm của công ty quá 30 ngày hoặc bạn không biết số lượng số liệu tồn kho hoặc số lượng vật tư dự trữ trong kế hoạch sản xuất thì khi đi đi công tác hoặc khi lãnh đạo vẫn cần liên hệ với công ty 15 phút một lần để nhắc nhở…

Họ cần áp dụng hệ thống ERP ”- PwC Group. Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP đồng thời dẫn đến việc lập kế hoạch sản xuất theo quy trình. Ví dụ, nếu không có quy trình này, các tính toán sai lầm trong kế hoạch sản xuất và tắc nghẽn dễ xảy ra hơn, và không thể sử dụng hết công suất của máy móc và lực lượng lao động.

Nói cách khác, hệ thống ERP giúp bạn xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả của nguồn nhân lực, giảm chi phí sản xuất và vận hành.

Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh ERP cải thiện quy trình từ nhận đơn hàng đến thanh toán đến ghi nhận doanh thu. Cụ thể, khi một nhân viên nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, họ sẽ nhận được thông tin đầy đủ, chẳng hạn như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua hàng từ phân hệ Tài chính, số lượng hàng tồn kho từ phân hệ Kho hàng và lịch trình của quá trình giao hàng từ Bộ phận cung cấp mô-đun. \Hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu Có nhiều rắc rối xảy ra khi trao đổi dữ liệu ở từng bộ phận, chẳng hạn như hóa đơn của bộ phận kinh doanh là đơn hàng “16” nhưng chữ viết không rõ ràng, nhân viên kế toán nhập lệnh “10”, hoặc khách hàng tên được nhập không chính xác và địa chỉ.

Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và uy tín của công ty. Nhờ ERP, mọi công việc đều được tải lên hệ thống và tài liệu được chia sẻ giữa các bộ phận, tiết kiệm nhân lực và hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.

IV. Hạn chế của ERP là gì

1. Chi phí của phần mềm ERP 

Một hệ thống ERP có thể tiêu tốn rất nhiều tiền cho một doanh nghiệp nếu nó không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, khi triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp phải bỏ ra hàng trăm triệu đồng chỉ để xin được một giấy phép duy nhất.

Chỉ riêng hệ thống ERP đã khá đắt đỏ và có thể là một mối lo ngại đối với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, có những giải pháp sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP hoặc ERP trực tuyến), và các doanh nghiệp nhỏ chỉ phải trả phí theo tháng.

2. Thực hiện Đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực.

Để hoàn thành việc triển khai và vận hành trơn tru hệ thống đòi hỏi tốc độ triển khai của nhà cung cấp và thời gian để doanh nghiệp làm quen với phần mềm. Và cả hai điều này đều rất tốn thời gian.

Đầu tư vào hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, nhưng nếu không được theo dõi chặt chẽ, chi phí triển khai có thể cao gấp bốn lần. Việc triển khai này ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh do sự phức tạp ban đầu, dẫn đến ROI thấp hơn nếu không thực hiện đúng lộ trình, ngân sách đầu tư mở rộng và nâng cấp hệ thống.

V. Khi nào cần đầu tư cho ERP

Theo Cẩm nang Đầu tư ERP của ICTRoi [9], để quyết định có nên đầu tư vào một giải pháp ERP hay không, một công ty nên đánh giá rằng mình đã ở trong một trong năm tình huống: Khối lượng thương mại đang bắt đầu tăng nhanh, với các lỗi xảy ra trong nhập khẩu, xuất khẩu, vận chuyển, thông tin sai lệch, hóa đơn, v.v., và ngày càng nhiều khách hàng trung thành phàn nàn về sản phẩm / dịch vụ.

Cạnh tranh gay gắt làm giảm lợi nhuận, ưu tiên các yêu cầu giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình. Chúng tôi muốn phát triển ổn định, có lợi nhuận và mở rộng quy mô. Xuất khẩu hoặc mở rộng ra thị trường quốc tế đòi hỏi một mô hình quản lý phù hợp. Có những thiết bị quản lý cồng kềnh và kém hiệu quả, và quá trình tái cấu trúc đang được tiến hành.

ERP nếu được đầu tư và triển khai hợp lý sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và từng bộ phận trong doanh nghiệp, về mặt quản lý kinh doanh (lập kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả kinh tế (như chi phí quản lý), nguồn nhân lực, hàng tồn kho , vân vân.

Trên đây là những thông tin về ERP là gì? Hy vọng bài viết tin tức sẽ hữu ích đối với bạn đọc!